KBM Wagner
Gehalt und Berufseinstieg im Büromanagement
Die ersten Stellen heißen oft ganz anders als dein Ausbildungsberuf. Welche passt zu dir, was kannst du verdienen und was erzählst du im Bewerbungsgespräch? Hier kannst du dich auf alle drei Fragen vorbereiten.
Median pro Monat · brutto in Vollzeit
Die mittleren 50 % der Beschäftigten liegen zwischen diesen beiden Werten.
Zur Statistik der Bundesagentur für Arbeit ↗Was verdiene ich nach der Ausbildung?
Der Entgeltatlas ordnet Kaufleute für Büromanagement den Büro- und Sekretariatsfachkräften ohne Spezialisierung zu. Die 4.022 € brutto beziehen sich auf sozialversicherungspflichtig Vollzeitbeschäftigte aller Altersgruppen. Eine Hälfte verdient weniger, die andere mehr. Für dein erstes Angebot lohnt sich ein Blick auf die konkrete Stelle.
Ein echtes Beispiel für das Einstiegsgehalt
Die Deutsche Bundesbank nennt für ihre eigenen Büromanagement-Azubis bei unbefristeter Übernahme rund 3.240 € brutto im Monat, bei einer auf ein Jahr befristeten Übernahme rund 3.100 €. In beiden Angaben ist die Bankzulage enthalten. Bei einem anderen Arbeitgeber können Aufgaben, Tarif und Wochenstunden anders ausfallen. Zum Vergütungsbeispiel der Bundesbank ↗
Und wie viel bekomme ich während der Ausbildung?
Während der Ausbildung erhältst du die Ausbildungsvergütung. Den Betrag für jedes Ausbildungsjahr findest du in deinem Ausbildungsvertrag. Wer Angebote vergleicht, sollte Branche, Bundesland und Tarifbindung berücksichtigen. Ausbildungsvergütung erklärt ↗
Welche Jobs kann ich mit Büromanagement machen?
Suche in Stellenanzeigen nach einer Aufgabe, die dir im Betrieb lag. Damit findest du auch Angebote, in deren Titel weder „Kauffrau“ noch „Kaufmann für Büromanagement“ steht. In der Jobsuche der Arbeitsagentur finden sich unter dem Beruf zum Beispiel auch Stellen für Disposition und Sachbearbeitung in der Hausverwaltung.
- Du vergleichst gern Angebote.
- Suche nach Sachbearbeitung Einkauf oder Einkaufsassistenz. Hier prüfst du Angebote, löst Bestellungen aus und behältst Liefertermine im Blick.
- Du arbeitest gern mit Zahlen.
- Probiere Rechnungsprüfung oder vorbereitende Buchhaltung. Ein guter Gesprächseinstieg ist eine Rechnung, bei der dir eine Abweichung aufgefallen ist.
- Du klärst gern Kundenanfragen.
- Suche nach Auftragsbearbeitung oder Vertriebsinnendienst. Hier können Erfahrungen mit Angeboten, Lieferzeiten und Reklamationen gefragt sein.
- Du organisierst gern für andere.
- Schau nach Teamassistenz oder Personalsachbearbeitung. Vergleiche, ob die Stelle eher Terminplanung, Besprechungen oder Personalunterlagen umfasst.
Wie zeige ich meine Stärken im Vorstellungsgespräch?
Begriffe wie Fleiß, Neugier und Interesse bekommen Gewicht, wenn du eine Situation aus deinem Ausbildungsbetrieb erzählen kannst. Nimm die folgenden Fragen zum Üben. Ersetze die Beispiele durch etwas, das du selbst erlebt hast.
„Wie behalten Sie den Überblick, wenn mehrere Aufgaben gleichzeitig anstehen?“
Fleiß zeigen. „Im Einkauf hatte ich mehrere offene Bestellungen. Ich habe die Liefertermine in Excel sortiert, zuerst die dringenden Fälle geklärt und offene Rückmeldungen am nächsten Morgen nachverfolgt.“ Daran lässt sich besser erkennen, wie du arbeitest, als an dem Satz „Ich arbeite hart“.
„Wie gehen Sie vor, wenn Sie einen Vorgang noch nicht kennen?“
Neugier zeigen. Denk an deinen ersten Rechnungsabgleich. Was hast du selbst nachgesehen? Welche Frage hast du gestellt? Woran konntest du beim nächsten Beleg selbst erkennen, ob Preis und Menge stimmen?
„Warum möchten Sie gerade bei uns arbeiten?“
Interesse zeigen. Greife eine konkrete Aufgabe aus der Anzeige auf. „Bei Ihnen begleitet der Innendienst Kunden von der Anfrage bis zur Lieferung. In meiner Ausbildung hat mir besonders gefallen, Lieferprobleme mit Einkauf und Kunden zu klären. Wie arbeiten diese Teams bei Ihnen zusammen?“
Wie kann ich mein Gehalt steigern?
Wie wichtig ist meine IHK-Note bei der Bewerbung?
Gerade beim ersten Job kann eine gute Abschlussnote zeigen, wo deine Stärken liegen. Mach das im Gespräch greifbar. Lief die AP1 gut? Erzähl zum Beispiel, wie du in Excel zwei Lieferantenangebote verglichen hast und warum dein Betrieb sich für eines entschieden hat.
Auch mit einer schwächeren Note kannst du zeigen, was du kannst. Nenne eine Aufgabe, die du inzwischen selbstständig erledigst. Beim Gehalt zählen außerdem die Stelle, deine Verantwortung und ein möglicher Tarifvertrag.
- Mach zusätzliche Verantwortung sichtbar. Hast du die Rechnungsprüfung während einer Vertretung übernommen oder eine Liste gebaut, mit der das Team Rückstände schneller sieht? Notiere dir Aufgabe, Verantwortung und Ergebnis. Das gibt dir ein konkretes Argument für das nächste Gehaltsgespräch.
- Vergleiche Angebote auf derselben Basis. Schau auf Region, Aufgaben, Wochenstunden und das Jahresbrutto einschließlich vereinbarter Sonderzahlungen. In einem tarifgebundenen Betrieb kannst du nach Entgeltgruppe und Stufe fragen. Bei einem frei verhandelten Gehalt kannst du auch vereinbaren, wann ihr nach der Einarbeitung erneut über die Vergütung sprecht.
Was sage ich, wenn ich nach meiner Gehaltsvorstellung gefragt werde?
Bereite eine Spanne aus vergleichbaren Stellen in deiner Region vor. Ein möglicher Einstieg wäre „Für die Auftragsbearbeitung in Vollzeit stelle ich mir ein Jahresbrutto zwischen … und … Euro vor. Ich habe in der Ausbildung bereits Kundenaufträge bis zur Rechnung begleitet. Welche Spanne ist bei Ihnen für die Stelle vorgesehen?“ Setze Zahlen ein, die du begründen kannst. Tipps der Arbeitsagentur zur Gehaltsverhandlung ↗
Welche Weiterbildung passt zum nächsten Karriereschritt?
Wenn du gern Abläufe planst und Projekte koordinieren möchtest, schau dir die Fortbildung zum Fachwirt oder zur Fachwirtin für Büro- und Projektorganisation an. Überlege zuerst, welche Aufgaben du danach übernehmen möchtest. Frag im Betrieb, welche Position dafür infrage kommt und wie sie vergütet wird. Weiterbildungsprofil bei BERUFENET ↗
Steht erst mal die Prüfung an?
Eine unbekannte Aufgabe kann einen kurz aus dem Tritt bringen. Wenn du ähnliche Fälle schon selbst gelöst hast, fällt dir der erste Schritt leichter. In meinen Kursen bearbeitest du Aufträge in Excel und Word, buchst Belege oder übst, deine Entscheidung im Fachgespräch zu begründen.